Pemasaran Menggunakan Surat Elektronik

1 KONSEP EMAIL MARKETING


Email marketing adalah teknik pemasaran menggunakan media internet dan surat elektronik dengan tujuan menjalin hubungan dan menyampaikan pesan pemasaran (promosi) untuk menarik pelanggan.


Pemasaran menggunakan surat elektronik memiliki tujuan untuk menjual, mempromosikan, menginformasikan, menjalin hubungan serta membujuk konsumen yang dikemas dalam bentuk newsletter atau surat elektronik promosi.


Beberapa alasan mengapa surat elektronik menjadi salah satu teknik pemasaran yaitu.
 a. Cepat dan sederhana. surat elektronik dapat dikirim dalam skala besar(banyak konsumen), konten atau isi surat elektronik dapat dibuat berbeda-beda sesuai dengan detail kontak konsumen. Hanya dengan menekan tombol kirim maka semua surat elektronik yang telah di desain langsung terkirim, begitu cepat.
b. Jangkauan. Surat elektronik sebagai alat yang ideal untuk pemasaran langsung terutama dengan target pasar yang tersebar dibeberapa lokasi geografis. menyampaikan pesan pemasaran (promosi) untuk menarik pelanggan.
c. Hemat. Biaya yang dikeluarkan sangat murah dibandingkan dengan pilihan pemasaran tradisional seperti media cetak, televisi dan radio, Hemat biaya karena buget yang dikeluarkan per kontak surat elektronik ditambah dengan berlangganan bulanan aplikasi/layanan surat elektronik dan biaya koneksi yang digunakan untuk mendistribusikan surat elektronik sangat murah jika dibandingkan dengan media cetak dan ongkos pengirimannya.
d. Membangun/menjalin hubungan, dengan mengirim surat elektronik kepada konsumen secara teratur dari waktu ke waktu. konsumen merasa diperhatikan, dimana hal tersebut merupakan kunci untuk menjalin hubungan. Nawala (newsletter) merupakan contoh tentang bagaimana surat elektronik pemasaran dapat tetap menjaga hubungan dengan konsumen.
e. Meningkatkan trafik(tingkat/banyaknya kunjungan pengguna). Surat elektronik dapat membantu meningkatkan kunjungan pengguna internet ke website perusahaan hal ini terjadi ketika konsumen mengklik link konten yang mengarahkan ke website perusahaaan tersebut.


Terdapat 2 jenis surat elektronik komersial yaitu.


 a) Surat elektronik promosi(email promotion)
Merupakan alat komunikasi berupa surat elektronik yang dirancang dan dibuat berdasarkan tujuan tertentu, dimana konsumen diharapkan langsung melakukan tindakan atas informasi yang dikirimkan, biasanya berisikan informasi penawaran produk, diskon, musik gratis, voucher dan lain-lain.
b) Retention based emails(newsletter/nawala)
Merupakan alat komunikasi berupa Surat elektronik yang digunakan dalam memberikan informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu berhubungan dengan urusan bisnisnya. Pengiriman nawala secara teratur memungkinkan pihak yang terkait terjaga kelangsungan hubungannya dalam waktu yang lama.


2 BAGIAN DARI SURAT ELEKTRONIK
a) Preheader
Preheader adalah satu atau dua baris teks yang ditampilkan di bagian atas surat elektronik(header). Baris teks tersebut yang akan mengarahkan pengguna surat elektronik untuk "Melihat surat elektronik secara online". Dengan semakin banyak orang melihat surat elektronik di ponsel, preheader juga dapat dimanfaatkan untuk mengarahkan surat elektronik ke versi mobile.
b) Header
Bagian header terdiri dari "ke(To)", "dari(From)" dan "membalas(Reply)", pada bagian ini dapat dipergunakan untuk membangun hubungan dengan konsumen. Pembaca(pemilik surat elektronik) akan merasa dirinya spesial dan memahami bahwa nawala/newsletter tersebut unik dan dikirim ke pribadi oleh pengirim. Menggunakan alamat surat elektronik perusahaan pribadi(misalkan andi@namaperusahaan.com) untuk "membalas" dapat menciptakan keakraban.
c) Subyek Line
Bagian/Baris subjek dapat menjadi bagian terpenting dari surat elektronik baris subjek membantu pembaca dalam mengidentifikasi surat elektronik, dan juga menarik pembaca untuk membukanya. Baris subjek juga diteliti oleh filter spam, dan Anda harus menghindari menggunakan karakter, yaitu $ 2 # % & ^ ^ % # # # atau ! ! !. Baris subjek yang konsisten, menggunakan nama perusahaan dan edisi buletin, dapat membangun keakraban dan membantu pembaca untuk menyortir surat elektronik pada kotak masuk.
d) Personalisasi Ucapan
Dengan basisdata yang memiliki kemampuan untuk menyimpan nama pembaca, maka dapat dimungkinkan untuk melakukan personalisasi ucapan dari surat elektronik . " Hi Dewa Surya " atau “Aplikasi Terbaik untuk Dewa Surya” hal tersebut dapat menimbulkan tanggapan jauh lebih baik dibandingkan "Konsumen yang Terhormat", Kadang-kadang, baris subjek dapat dipersonalisasi juga untuk meningkatkan respon.
e) Body(tubuh)
Pada bagian ini isi surat elektronik dibuat. Jangan tergoda untuk menggunakan terlalu banyak gambar karena dapat meningkatkan ukuran surat elektronik, dan mengaburkan isi bila gambar tidak berhasil ditampilkan.
f) Footer
Bagian footer pada surat elektronik dapat membantu untuk membangun konsistensi, dimana perusahaan dapat menempatkan rincian kontak yang mencakup nama dan kontak email perusahaan. Hal ini dapat juga mencakup kebijakan privasi pengirim . Salah satu cara untuk menambah daftar alamat surat elektronik adalah menambahkan link "teruskan ke teman " di footer. Bagian paling penting dari footer adalah link unsubscribe (link berhenti berlangganan). Beberapa ESPs menawarkan kemampuan untuk menempatkan tombol berbagi dan link sosial media di footer yang memungkinkan konsumen untuk membagi surat elektronik Anda di jaringan sosial media mereka.


3 ETIKA PENGGUNAAN SURAT ELEKTRONIK
Etika dalam penulisan surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa hal penting dalam penggunaan surat elektronik yaitu.


a. Jangan biarkan kolom subjek kosong.
b. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 KB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
c. Jangan mengirim teruskan (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
d. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip sesuai dengan hal yang ingin disampaikan, lebih baik tidak mengutip seluruh tulisan orang itu. Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu dan dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta, kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
e. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan Anda berteriak.
f. Gunakan huruf dan kata-kata yang mudah terbaca (Contoh yang salah misalkan mau menyampaikan “apa kabar” dirubah menjadi “4pa K4B4r”)
g. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.


4 MERENCANAKAN, MEMBUAT, MENGUJI DAN MENDISTRIBUSIKAN
1.Merencanakan
2.Membuat
3 Menguji dan memperbaiki
3.Mendistribusikan


                        a. Merencanakan
Dalam melakukan pemasaran menggunakan surat elektronik langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat perencanaan yang jelas, jelas disini artinya sesuai dengan target yang ingin dicapai. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan surat elektronik sebagai media pemasaran yaitu.


1) Tujuan. Tentukan tujuan pemasaran menggunakan surat elektronik dan pastikan terukur. Sebagai contoh, jika sebuah toko ritel mengirimkan nawala kepada konsumen untuk mempromosikan diskon celana panjang sebesar 15% pada bulan januari, maka kalian harus mengetahui apakah tujuan sebenarnya dari pemasaran tersebut? Apakah untuk menjual lebih banyak celana panjang? atau untuk menjual produk yang lainnya. Jika demikian, produk yang mana, dan bagaimana Anda akan mengukurnya? Apakah peningkatan penjualan langsung berhubungan dengan nawala?. Mendefinisikan tujuan yang jelas dan terukur membuat Anda lebih mudah untuk menentukan keberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik.
2) Kesesuai antara strategi pemasaran online dan offline. Pastikan bahwa strategi online selaras dengan offline. Jika toko menjual baju renang dengan diskon 10%, pastikan bahwa promosi di toko sesuai dengan promosi yang ditawarkan secara online. 3) Konsistensi. Ketika merencanakan desain dan tata letak surat elektronik untuk pemasaran, penting dipikirkan tentang efek jangka panjang pada konsumen. Sebagai contoh, sebuah nawala bulanan harus memiliki konten baru tapi layout desain yang konsisten dari bulan ke bulan. Branding, logo dan warna harus sama di semua materi pemasaran.
Dalam membuat perencanaan kalian dapat menggunakan 5W1H what, who, where,when, why, how




4) Waktu dan frekuensi. Penting untuk mempertimbangkan gaya hidup target pasar(konsumen),


pililah waktu yang tepat dalam mengirimkan surat elektronik komersial,


sebaiknya hari kerja (senin sampai jumat)atau sebelum hari-hari


besar/perayaan. Jika target pasarnya adalah perusahaan hari Selasa dan Kamis sebelum tengah hari dapat memberikan hasil yang lebih baik daripada Senin pagi atau Jumat sore, karena saat itu target pasar disibukan oleh aktifitas pertama kerja atau berada di luar kantor. Contoh Jika konsumen menerima newsletter pada minggu pertama setiap bulan, Buatlah komitmen untuk mengirimkan newsletter pada waktu yang telah ditetapkan setiap bulannya. Hal ini membantu Anda menjaga hubungan baik, saling percaya dan membangun kredibilitas dengan konsumen.


Target yang ingin dicapai dalam pemasaran menggunakan surat elektronik dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu jangka pendek dan jangka panjang. Untuk target jangka pendek, hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronik promosi yaitu.
a) Pengguna melakukan pembelian.
b) Pengguna mengunduh whitepaper
c) Pengguna meminta informasi tambahan.
 Sedangkan untuk sasaran jangka panjang hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronik nawala yang meliputi.
a) Jumlah surat elektronik yang diakses/dibaca dari seluruh surat elektronik yang dikirim(Openrate)
b) Jumlah link yang dipilih/diakses (Click-through rate)
c) Jumlah surat elektronik yang diteruskan (Number of e-mails forwarded)
d) Return on investment (ROI)
e) Penambahan data konsumen dalam basis data (Database growth)
f) Jumlah sharing pada sosial media(Number of social shares)
g) Jumlah link yang dipilih untuk membuka web tujuan (Conversion rate (activity on your site generated via email))
          
    b. Membangun basisdata konsumen
Pemasaran menggunakan surat elektronik agar dapat berhasil dengan baik maka kita harus memiliki basisdata(database) konsumen yang setuju untuk dikirimi surat elektronik komersial. Ijin pengiriman surat elektronik kepada konsumen harus didapatkan secara eksplisit jika tidak hal tersebut dapat menyebabkan tindakan melawan hukum yang menyebabkan perusahaan mendapatkan reputasi yang tidak baik karena pengiriman spam mail. Hukum internasional mengenai spam dan komunikasi elektronik bervariasi dan penting untuk diperhatikan. Contohnya di indonesia terdapat undang-undang ITE(Informasi dan Transaksi Elektronik) yang mengatur segala transaksi elektronik. Untuk pedoman promosi dan hak kebebasan pengguna internet dalam bertransaksi dapat dilihat pada alamat http://www.youronlinechoices.com/


Ada beberapa cara untuk mengembangkan basisdata konsumen salah satunya adalah membeli dari perusahaan penyedia basisdata alamat surat elektronik, caranya sangat mudah, yaitu tinggal mencari di Google atau mesin pencari lainnya dengan kata kunci “email databases”. Contoh alamat website penyedia basisdata surat elektronik:


a) http://www.infousa.com/
b) http://www.worldemaildatabases.com/
c) http://dmdatabases.com/
d) http://www.emaildatabase.co.za/
e) https://www.marketscan.co.uk/
f) http://www.specialdatabases.com/
g) http://www.elistxs.com/


Cara lain untuk menambah basisdata konsumen selain membeli adalah ketika konsumen berkunjung ke website dan melakukan pendaftaran untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang produk yang ditawarkan. Agar kita dapat menjaring data konsumen tanpa harus melanggar hukum yang berlaku. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu.


1) Tambahkan link "teruskan ke teman" di bagian bawah(footer) surat elektronik untuk mendorong konsumen ikut mendistribusikan informasi kepada teman-temannya. Informasikan juga bahwa semua alamat surat elektronik yang diteruskan akan ditambahkan dan disimpan secara otomatis ke basisdata, lihat Gambar 5.12. 2) Kata sign-up(daftar) dan berlangganan nawala(subscribes newsletter) dipasang ditempat yang mudah dilihat pada halaman website. Pada saat konsumen mengisi formulir pendaftaran berikan penjelasan dengan detail tentang kebijakan privasi dan pengaturan spam agar konsumen dapat menerima surat elektronik yang dikirimkan.
3) Ketika berkomunikasi dengan konsumen baik melalui telepon atau surat elektronik, tawarkan sesuatu yang berharga secara gratis misalkan hadiah voucher, dan tanyakan apakah mereka ingin berlangganan nawala bulanan dan pastikan alamat surat elektronik sudah benar dengan memeriksa sintaks.
4) Menambahkan kotak berlangganan ke proses checkout website ritel.
5) Gunakan interaksi pada pameran dagang untuk meminta alamat surat elektronik.
6) Meminta alamat surat elektronik ketika konsumen berkunjung ke toko dengan memberikan voucher diskon. 7) Bergabung di sosial media dan memberikan link belangganan nawala sehingga konsumen dapat berlangganan dengan mengisi formulir yang telah disiapkan.
8) Lakukan riset konsumen online, lakukan pendekatan menggunakan surat elektronik, beritahu di mana informasi konsumen tersebut didapatkan dan menjelaskan mengapa Anda menghubungi mereka.
9) Lakukan tes pengiriman surat elektronik untuk dapat dianalisa dan menghasilkan hal yang terbaik untuk konsumen.
10) Meminta ijin konsumen untuk menambahkan alamat surat elektronik dan informasi pribadi mereka kedalam basisdata. Informasikan kepada konsumen apa yang mereka dapatkan dan seberapa sering mereka akan mendapatkannya termasuk apa manfaatnya.
11) Menambahkan link atau opsi unsubscribe dan signature. Link berhenti berlangganan wajib ada disetiap surat elektronik yang dikirimkan. Pada bagian signature harus dapat menginformasikan kepada konsumen bahwa mereka mendapatkan informasi atau berita terbaru, dan menanyakan apakah mereka ingin menerima hal ini. Signature dapat berisi informasi data pengirim, alamat perusahaan, telepon, fax dan alamat website.


Basisdata konsumen harus terus berkembang dan bertambah, terutama data konsumen yang memiliki prospek bagus. Basisdata konsumen tersebut dapat terdiri dari banyak tabel, salah satunya adalah tabel konsumen yang dapat berisikan record-record diantaranya yaitu.


1) Nama lengkap dan Gelar.
2) Tanggal Ijin pengiriman surat elektronik.
3) Sumber ijin.
4) Jenis kelamin.
5) Negara.
6) Alamat.
7) Telepon.
8) Alamat surat elektronik.
9) Tempat dan Tanggal lahir.
10) Frekwensi(seberapa sering konsumen ingin dikirimi surat elektronik).


         c. Merancang desain dan memilih template.
Surat elektronik yang dikirimkan ke konsumen dapat berbentuk teks saja atau HTML (hypertext markup language). Surat elektronik yang dibuat dengan menggunakan HTML dapat berisi gambar, huruf, warna dan hyperlink. Dalam membuat surat elektronik untuk pemasaran usahakan semenarik mungkin, jelas, dan sederhana.


Beberapa aturan yang harus dipatuhi adalah.


1) Gunakan HTML, tanpa CSS, Dalam membuat template surat elektronik gunakan tabel untuk layout, tidak menggunakan CSS untuk pengaturan tampilan. Kode yang dibuat harus sesuai dengan aturan dari W3C (www.w3.org). Membuat desain di Microsoft Word dan kemudian mengekspor kode ke HTML sangat tidak dianjurkan karena spam filter tidak menyukai hasil ekspor dari Microsoft Word ke HTML disebabkan membawa karakter khusus.
2) Mengatur lebar dan jarak setiap sel secara tetap. Ketika hal ini tidak dilakukan, mail klien cenderung membuat surat elektronik sesuai dengan aturan sendiri (default) dan dapat merusak bentuk desain.
3) Jika Anda menggunakan warna latar belakang blok, pastikan untuk menyertakan 100 % lebar tabel untuk menutupi seluruh surat elektronik
4) Typography, Aturlah ukuran font lebih besar dari 9px. Karena font dengan ukuran lebih kecil menjadi sulit untuk dilihat pada beberapa mail klien, Gunakan jenis huruf yang mudah dibaca seperti arial, Teks berwarna atau teks cahaya(glowing) mungkin terlihat secara visual mengesankan, tetapi sulit untuk dibaca dan dapat menyebabkan ketegangan mata konsumen. Jika pada bagian (tulisan) ada hal penting dapat menggunakan penebalan tulisan(Bold).
5) Gambar. Penambahan gambar pada surat elektronik sangat baik dari segi keindahan dan daya tarik tapi pastikan ada “alt” tag untuk semua gambar. Hal ini untuk memastikan bahwa pesan gambar masih dapat dikomunikasikan bahkan jika gambar tidak terlihat/tampil, Ingat, Hindari menggunakan gambar untuk menyampaikan konten penting. Karena banyak klien email diatur untuk tidak menampilkan gambar secara default, dan jika hal ini terjadi, pesan penting tidak dapat tersampaikan. Hindari menggunakan terlalu banyak gambar, filter spam tidak dapat membaca gambar dan dapat menjadi curiga dengan isi surat elektronik. Hindari menggunakan format gambar png. Buat surat elektronik versi plain text, karena ada kemungkinan terdapat konsumen yang tidak dapat mengunduh gambar, setidaknya mereka masih dapat membaca isi surat elektronik dan link. Jangan menggunakan latar belakang gambar, Misalnya pada Gmail, terdapat aturan mengabaikan atribut yang menunjukkan latar belakang gambar. Namun, warna latar belakang cenderung ditampilkan baik di sebagian besar klien email. Pastikan untuk menyatakan tinggi dan lebar untuk setiap gambar dalam tag HTML Anda, hal ini untuk memastikan render yang konsisten di sebagian besar klien surat elektronik.
6) Huruf Capitals. Jangan menggunakan huruf kapital, terutama di baris subjek. Karena seperti orang teriak.
7) Uji coba pengiriman surat elektronik. Jangan gunakan kata "test" di baris subjek, terutama ketika mengirim surat elektronik uji coba ke beberapa rekan atau konsumen. Pastikan bahwa administrator sistem tahu bahwa Anda mengirimkan surat elektronik uji coba sehingga mereka dapat memasukan ke dalam daftar putih (surat elektronik tidak dianggap sebagai spam dan diblokir).Uji surat elektronik Anda dalam berbagai aplikasi mail client sebelum dikirim. Server penyedia layanan surat elektronik (ESP) dapat disebut sebagai aplikasi pemasaran surat elektronik. Anda biasanya membayar layanan ini, baik per bulan atau per surat elektronik penerima. Aplikasi ini menyediakan proses langkah demi langkah untuk membuat template surat elektronik tanpa Anda harus tahu HTML. Penyedia layanan pemasaran surat elektronik, seperti MailChimp (www.mailchimp.com), telah diterima oleh penyedia layanan internet (ISP).


Desain surat elektronik merupakan salah satu bagian terpenting yang harus dibuat menjadi satu kesatuan utuh, karena hal ini berdampak pada keberhasilan Anda dalam pemasaran menggunakan surat elektronik. Desain harus terdapat call to action agar konsumen dapat berinteraksi. Ada beberapa pertimbangan dalam mendesain surat elektronik untuk pemasaran diantaranya adalah.


1) Bentuk Tampilan Penelitian telah menemukan bahwa pengguna membaca atau memindai surat elektronik mengikuti bentuk F (Nielsen, 2006) seperti pada gambar 5.16. Jadi dalam merencanakan desain dan konten sedapat mungkin mengikuti bentuk tersebut.
2) Layout Bantu konsumen dengan penataan isi surat elektronik ke dalam segmen, manfaatkan batas atau blok warna untuk menonjolkan dan membagi konten. Sangat penting untuk menyeimbangkan gambar dan teks dalam surat elektronik. Biasanya penempatan gambar berada di samping teks yang relevan seperti pada gambar 5.18. Untuk membuat surat elektronik untuk pemasaran, Anda dapat menggunakan layout kolom tunggal atau banyak kolom.


Template surat elektronik adalah layout desain siap pakai yang dapat digunakan untuk surat elektronik. Yang perlu Anda lakukan adalah mengisi kontennya saja. Sangat banyak penyedia layanan surat elektronik yang menawarkan template siap pakai terutama untuk newsletter. Membeli template surat elektronik memiliki keuntungan dan kerugian. Salah satu keuntungannya adalah harga yang murah untuk usaha kecil, fleksibel dan generik, kerugiannya tidak unik dan tidak mewakili brand suatu perusahaan. Jika Anda memilih template, pilihlah template yang paling sederhana sehingga dapat disesuaikan dengan brand perusahaan dan konten yang harus diisikan. Template yang telah dirancang harus dilakukan proses pengujian menggunakan aplikasi pembaca surat elektronik (mail klien/mail berbasis web) sehingga dapat dipastikan surat elektronik tersebut tampil dengan baik.


Beberapa alamat penyedia template surat elektronik gratis yaitu:


a) www.constantcontact.com
b) www.mailchimp.com
c) www.graphicmail.com/gm/features/email-templates/
d) www.activecampaign.com/templates/
        d. Merancang untuk preview pane


Banyak pengguna surat elektronik menggunakan desktop client dalam mengelola surat elektronik mereka. Mengingat banyaknya jumlah surat elektronik yang diterima setiap hari, maka banyak pula surat elektronik yang tidak dibuka melainkan dilihat dalam panel pratinjau. Hal ini menjadi tantangan bagi pengirim surat elektronik dalam membuat desain agar surat elektronik ditampilkan dengan benar. Penggunaan gambar dan pengaturan tata letak konten harus mempertimbangkan jendela pratinjau karena Preview panel dapat berbentuk vertikal atau horisontal.


       e. Merancang surat elektronik untuk telepon selular


Meningkatnya penggunaan smartphone membuat banyak orang melihat surat elektronik mereka pada alat tersebut. Di Amerika Serikat, 38,5% dari waktu pengaksesan mobile internet digunakan untuk memeriksa surat elektronik (Nielsen, 2006). Hal ini menjadi sebuah tantangan bagi pemasar karena layar ponsel lebih kecil dari komputer (komputer pribadi) sehingga cara surat elektronik ditampilkan berbeda jauh, tidak hanya itu, perangkat mobile yang beragam, tentunya menggunakan sistem operasi dan aplikasi mobile yang berbeda pula, yang berarti setiap perangkat tersebut memiliki standar pengaturan yang berbeda. Dengan demikian, pemasar harus membuat surat elektronik yang kompatibel dengan semua layar perangkat elektronik yang digunakan oleh konsumen karena sangat sedikit orang melihat surat elektronik hanya pada satu perangkat. Mereka dapat beralih dari smartphone ke laptop lalu ke tablet dan kembali ke smartphone selama sehari. Meskipun Anda mengirim dua versi surat elektronik (satu untuk ponsel, satu untuk desktop) itu mungkin bukan solusi terbaik.


Hal yang paling penting untuk diingat ketika merancang sebuah surat elektronik pemasaran untuk perangkat mobile.
1) Ukuran Layar jauh lebih kecil maka konten harus dibuat sesederhana mungkin dengan call to action yang jelas.
2) Lebar surat elektronik yang ideal 600px. perangkat smartphone ada yang memiliki lebar sekitar 320px (iPhone) dan 480px (Android) jadi ketika Anda menetapkan lebar gambar header harus di bawah 600px. Hindari scrolling horizontal.
3) Buat link pada preheader surat elelktronik dalam bentuk teks yang dapat diklik dan diarahkan ke versi HTML surat elektronik newsletter Anda.
4) Desain surat elektronik Anda dalam sistem grid. Ini berarti konten Anda harus diletakkan dalam blok vertikal dan horizontal sejajar.
5) Sertakan teks alternatif untuk gambar Anda.
6) Perangkat mobile yang tidak otomatis mengatur skala surat elektronik Anda ke bawah akan menampilkan konten di sebelah kiri terlebih dahulu. Pastikan bahwa konten Anda yang paling penting ditempatkan di sana.
7) Ukuran tombol link kurang lebih 44px agar terlihat baik pada ponsel
8) Banyak perangkat mobile memiliki layar sentuh. Maka penempatan link jangan berdekatan karena akan susah untuk diklik menggunakan jari, Untuk hasil yang baik ukuran link kurang lebih 30 s.d 45px, dengan margin minimal 15px. Dengan jarak link seperti ini , maka akan mudah bagi pengguna layar sentuh untuk menindaklanjuti Call to Action.


            f. Merancang Call to action


Ketika anda membuat Surat elektronik untuk pemasaran, Jangan lupa menempatkan call to action, bagian ini berisi interaksi dengan konsumen. Call to action dapat berupa teks hyperlink (disebut teks link), atau gambar yang terlihat seperti tombol. Menurut Email Experience Council, 72% suara dari pemasar surat elektronik, menyatakan bahwa, tombol lebih baik daripada link teks (Email Experience Council 2007). Misalnya "Pesan Sekarang”.


            g. Membuat Konten


Salah satu keberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik yaitu isi surat elektronik memiliki nilai penting dan relevan untuk pembaca/konsumen. Konten berharga harus informatif, memberikan solusi bukan masalah, sesuai kebutuhan konsumen. Baik buruknya konten surat elektronik ditentukan oleh


konsumen maka hal tersebut harus menjadi perhatian khusus bagi para pemasar. Konten surat elektronik dapat berisikan.
1) Humor.
2) Penelitian.
3) Informasi.
4) Promosi.
5) Konten eksklusif.
         
         h. Uji Coba


Desain surat elekronik yang telah dibuat harus dilakukan pengujian, hal ini bertujuan agar desain yang telah dibuat dapat tampil dengan sempurna disemua aplikasi (webmail dan mail klien). Surat elektronik dapat diuji di alamat https://litmus.com/.


Ada beberapa komponen surat elektronik yang diujikan jika anda akan melakukan pemasaran menggunakan surat elektronik yaitu.


1) Baris subjek.
2) Asal pengirim.
3) Waktu pengiriman (hari dan jam).
4) Frekwensi.
5) Gambar (statis atau animasi) termasuk rasio antara gambar dan teks.
6) Typografy(jenis huruf dan warna).
7) Link dan tombol (Call to action).
8) Personalisasi.
9) Berhenti belangganan (Unsubscribe).
10) Halaman yang dituju ketika link di klik (Landing page).
11) Tata letak. Sistem pelacakan surat elektronik menghasilkan statistik yang userfriendly dan


cara pengukurannya mengikuti kinerja kampanye surat elektronik yang meliputi.


1) Jumlah surat elektronik yang dikirim.
2) Jumlah bouncing (surat elektronik yang dikembalikan).
3) Jumlah surat elektronik dibuka dan surat elektronik sampai, tetapi tidak dibuka.
4) Berhenti berlangganan.
5) Teruskan ke teman.
6) Tingkat klik-tayang dan konversi.


Beberapa web untuk menguji surat elektronik Anda selain https://litmus.com/ yaitu.


1) Memeriksa status web pusat surat elektronik dapat dilakukan di http://emailstatcenter.com/.
2) Menguji kompatibilitas surat elektronik pada mail klien dan ponsel dapat dilakukan di http://www.emailonacid.com/.
3) Memeriksa Spam skor sebuah surat elektronik dapat dilakukan di: http://spamassassin.apache.org.
4) Memeriksa Skor reputasi sebuah surat elektronik dapat dilakukan di www.senderscore.org.
5) Memverifikasi surat elektronik agar sesuai dengan aturan privasi surat elektronik internasional dapat dilakukan di ReturnPath and Trust-e (www.returnpath.net dan www.truste.com).


             i. Distribusi/Penyebaran


Konten yang berkualitas, rancangan desain yang tepat, basisdata yang berprospek bagus dan pengujian surat elektronik merupakan beberapa faktor keberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik. Pengujian akan memandu Anda mengetahui kapan waktu yang terbaik untuk mengirim surat elektronik. Hari senin pagi atau jumat sore sangatlah tidak tepat, karena hari pertama kerja dan waktunya weekend. Hari selasa dan kamis menjadi waktu yang tepat untuk sebagian orang. Faktor kuncinya adalah data konsumen yang lengkap sehingga kita dapat menganalisa kapan waktu yang tepat untuk melakukan penyebaran dan mengujinya untuk mendapatkan respon dari konsumen. Hal lain yang harus diperhatikan adalah skor reputasi, Jika skor pengirim termasuk dalam ambang batas ISP(Internet Service Provider), pengirim pesan akan dikirim ke kotak masuk. Jika tidak, surat elektronik pengirim mungkin akan masuk kedalam folder bulk, dan dikarantina, atau bahkan dikembali ke pengirim. Ada suatu sistem otentikasi yang dapat mempengaruhi skor reputasi surat elektronik Anda. Salah satunya adalah Domain Keys Identified Mail (DKIM) dan Domain Name System (DNS). DKIM memastikan bahwa setiap organisasi harus bertanggung jawab atas surat elektronik yang dikirim yang berkaitan dengan domain mereka. Jika penerima telah memberikan izin untuk dikirim pesan pemasaran melalui surat elektronik, maka surat elektronik Anda tidak akan dikatagorikan sebagai spam. Pengguna memberikan izin ketika mereka centang kotak yang mengatakan "Ya, kirimkan saya tawaran dari perusahaan Anda melalui surat elektronik".


5 FORMAT PENULISAN SURAT ELEKTRONIK
Format penulisan surat elektronik adalah sebagai berikut. namapengguna@domain.com


Alamat tersebut dibagi menjadi 3 bagian yaitu;


a) namapengguna merupakan identitas pengguna atau ID atau nama kotak surat;
b) @, dibaca “at”, yang dalam bahasa Indonesia diartikan “lokasinya di...”;
c) domain.com merupakan nama domain tempat e-mail itu berada misalkan www.yahoo.com, www.gmail.com dan sebagainya; Contoh: antonprawira@yahoo.com dibaca antonprawira at yahoo.com;


6 KLASIFIKASI SURAT ELEKTRONIK


Surat elektronik dapat dikelompokkan dalam dua basis berdasarkan aplikasi yang digunakan, yaitu.


a) Surat elektronik berbasis klien(mail client)
Bagi pengguna surat elektronik berbasis klien, aktifitas surat menyurat dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak email client, misalnya Thunderbird, Eudora atau Microsoft Outlook. Perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan surat elektronik secara offline (tidak tersambung ke internet), dengan demikian, biaya koneksi ke internet dapat dihemat. Koneksi hanya diperlukan untuk melakukan pengiriman (send) atau menerima (recieve) surat elektronik dari mailbox.
b) Surat elektronik berbasis web. Bagi pengguna surat elektronik berbasis web, seluruh kegiatan surat menyurat harus dilakukan melalui website. sehingga untuk menggunakannya haruslah dalam keadaan online. surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan surat elektronik gratis seperti Hotmail (www.hotmail.com) atau YahooMail (mail.yahoo.com). Beberapa pengguna surat elektronik dapat membentuk kelompok tersendiri yang diwakili oleh sebuah alamat surat elektronik. Setiap surat elektronik yang ditujukan ke alamat surat elektronik kelompok akan secara otomatis diteruskan ke alamat surat elektronik seluruh anggotanya. Kelompok semacam ini disebut sebagai milis (mailing list). Sebuah milis didirikan atas dasar kesamaan minat atau kepentingan dan biasanya dimanfaatkan untuk keperluan diskusi atau pertukaran informasi diantara para anggotanya. Saat ini, salah satu server milis yang cukup banyak digunakan adalah Yahoogroups (www.yahoogroups.com).


Istilah-istilah yang sering digunakan dalam menggunakan surat elektronik adalah :


1. Sign Up : Mendaftarkan diri (menjadi member)
2. Sign In : Pemilik e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila
3. Compose : Menulis surat baru
4. Inbox : Surat yang masuk ke pemilik e-mail
5. To : Surat akan dikirim ke alamat e-mail yang dituju
6. CC : Surat dikirim secara berantai ke alamat lain
7. BCC : Surat dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu
8. Draft : Surat yang ditulis tapi belum dikirim
9. Sent : Surat yang terkirim
10. Spam : Surat tidak diinginkan oleh penerima surat elektronik dan
11. Reply : Membalas surat yang diterima
12. Trash : Melihat surat yang telah dihapus
13. Bulk : Melihat surat yang dicurigai sebagai spam
14. Forward : Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada
15. Attachment : Fasilitas pada sebuah program e-mail baik mail klien sudah terdaftar (menjadi member) pemilik alamat yang tercantum di alamat CC kadang-kadang berisi kata-kata yang tidak baik/menganggu orang lain maupun webmail yang dapat digunakan untuk mengirimkan file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada surat elektronik yang akan di kirim.


7 MEMBUAT, MENGELOLA DAN MENGIRIM SURAT ELEKTRONIK


Penyedia layanan surat elektronik gratis salah satunya adalah Google. Keuntungan Anda jika memiliki Akun Google. Anda diberikan akses ke layanan seperti Gmail, YouTube, dan Google+. Adapun langkah-langkah dalam pembuatan surat elektronik berbasis web (Gmail) adalah sebagai beriku.:


a. Buka browser Anda(internet explorer/mozila atau yang lainnya).
b. Ketikan alamat www.mail.google.com pada address bar dan tekan enter pada keyboard